第一章总则

第一条为了贯彻落实教育部《普通高等学校学生管理规定》，做好普通高校学生档案管理工作，促使我院学生档案管理工作规范化、制度化，结合我院实际情况，特制定本办法。

第二条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人档案材料。学生档案是学院考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。

第三条学生档案工作是高校档案工作的重要组成部分，学生档案管理必须坚持集中统一管理的原则，确保学生档案的完整、准确、系统、安全。

第四条学院加强对学生档案工作的领导，要将学生档案管理工作纳入重要议事日程，定期研究、检查学生档案工作，为学生档案管理创造良好的工作环境和条件。

第五条学生档案种类多，流动性强，利用率高，工作量大。为加强管理，学生档案由学生工作处统筹协调，各专业系要有专门人员负责学生档案工作。

第二章学生档案管理职责

第六条新生档案，按来档途径由各班级、各专业系接收后，各专业系统一汇总、整理后按专业登记造册（一式两份），并移交学生档案室，履行严格的交接手续。学生档案的缺失情况，各学院、各班级及时反馈信息到学生本人，催促其尽快查找或回原学校补齐相关档案材料。

第七条各专业系要做好学生在校期间的档案材料收集整理工作，由专人负责学生在校期间档案材料的整理，及时将完整的档案材料移交校学工处学生档案室并做好归档工作。毕业生的档案材料应在每年毕业生派遣前半月内向档案室归档完毕。

第八条学生档案室工作职责

（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；

（二）办理学生档案的查阅、借阅；

（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生相关资料；

（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；

（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；

（六）办理其它有关学生档案事项。

第三章学生档案归档范围及分类

第九条归档的学生档案，必须客观地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况，对部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。

第十条学生档案的归档范围及其分类:

第一类学生登记表、毕业生登记表；

第二类鉴定、考核、考察材料；

第三类学生成绩表、授予学位决定、学籍异动材料；

第四类加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料；

第五类奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等登记表）；

第六类处分材料（包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤消处分的意见等）；

第七类出国留学材料；

第八类学生入学及毕业体检表，大学生体质健康标准登记卡片或免予执行体质健康标准申请表；

第九类有工作经历的个人人事档案材料；

第十类其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。

第四章学生档案收集与管理

第十条学生档案室要重视学生档案的日常收集、积累工作，要将真实反映学生德、智、体、美方面的材料及时收集归档。

第十一条学生档案管理人员要将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚，并经组织审查盖章后方能归档。

第十二条不属于规定归档的材料，经过鉴别，可视情况分别处理。凡不应归档的，退还材料来源单位处理。

第十三条凡收集的归档材料，要按归档内容分类整理。档案归档前，要使用统一和规范的学生档案袋。

第十四条学生档案材料，须统一用A4办公用纸或学院规范表格，用蓝色或黑色钢笔书写，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第十五条学生档案信息记载要准确、规范。在填写学生履历等表格时，学生姓名书写要准确，不能写同音字，曾用名要书写，个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、学位证、毕业生派遣证、学籍卡上的姓名一致，各种表格上的姓名、出生年月一致。反映声像特征的照片要求是近照；反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。

第十六条休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存，学生复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。

第十七条留级学生的档案，每学年在接到教务处正式通知后，将其档案转到所留班级并上名册，将原在班级的名字注销并说明原因。

第十八条退学学生的档案，按有关规定将其档案转给有关的人事部门保管。

第十九条学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校学生档案室保管，刑满释放、解除劳教或重新就业的，档案即按有关规定转给其所在单位或居住地的人事部门保管。

第二十条学生出国不归、失踪、逃亡，经证实，其档案仍由学生档案室保管。

第二十一条对毕业离校时未落实工作单位的毕业生，本人要求人事档案保留在学院的，由本人提出申请，学院领导签字，方可保留二年，超过二年的，经当地物价部门批准，按学校所在地人才交流中心档案管理收费标准，收取毕业生人事档案保管费。收取的档案管理费主要用于毕业生档案管理的有关支出，不得挪作他用。

第五章学生档案保管与保护

第二十二条根据安全保密和便于查找的原则，学生档案室对学生档案进行严密、科学地保管。

（一）学生档案设立专门档案室，用铁皮档案柜存放，达到防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等要求，并经常检查。

（二）要保持档案室的清洁和室内适宜的温湿度。

（三）学生档案室统一保管学生档案，建立登记和统计制度，及时发现问题并解决。

第二十三条学生档案室要不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现化化管理。

第六章学生档案的利用

第二十四条因工作需要查阅学生档案，须遵守下列规定：

（一）凡来查阅学生档案者，须提出书面申请并经所在部门领导和档案所在专业系领导签字同意；

（二）学生档案一般不得外借，如必须借出使用时，要说明理由，严格履行借阅手续后，方可借出。

（三）学生个人不能查阅自己的档案材料；

（四）查阅、借用学生档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理；

第二十五条毕业学生查询档案去留情况，应出具相关证明，办理登记手续后进行查询。

第七章学生档案的转递

第二十六条学生毕业后，学生档案室按机要件的交送规定，将毕业生档案及时寄送到毕业生就业报到证上指定的就业报到部门（或单位）。

第二十七条考取外校研究生的学生档案，按教务处或录取学校发出的正式通知，学生档案室将档案转至相关提档部门或录取院校。

第二十八条严格执行学生档案转递制度，避免产生“无头档案”，转递学生档案时应遵守下列规定：

（一）学生档案应通过机要投递或派专人送取，不能邮寄，不得由学生本人自带；

（二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；

（三）转出的学生档案必须按“档案转递通知单”的项目详细填写，严密包封；

第八章附则

第二十九条本办法适用于湖南艺术职业学院所有全日制学生。

第三十条本办法由学生工作处负责解释。

第三十一条本办法自发布之日起试行。