毕 业 生 档 案 管 理制 度 1、学部负责毕业生档案材料的收集、整理、归档，归档材料应保证完整、齐全、真实，严禁涂改、伪造毕业生档案材料。 2、各相关职能部门负责职责范围内的毕业生材料的收集、整理，并将办理完毕的档案材料及时交学部归档保存。凡材料规定由有关部门审查盖章的，相关部门须加盖公章。如有关部门移交的归档材料不齐全或不符合要求的，学部应及时通知有关部门补齐或补办手续。 3、各类材料必须使用A4的办公用纸，只能用碳墨水或蓝黑墨水钢笔或签字笔书写。 4、所有毕业生档案材料应在每年5月30日前归档完毕。 3.档案的传递 （1）毕业生档案由各学部将要归档材料装入毕业生档案袋后，学部于每年的5月底按规定时间密封统一交学校招生就业办，由招生就业办毕业生档案室按毕业生就业报到证上签发的单位或其它相关单位部门的地址传递。 （2）档案（户籍不在校）未办理任何代管手续的毕业生，可申请档案免费托管2年，档案（户籍在校）的毕业生按湘外经院招字[2010]3号文件执行。 （3）申请回原籍择业的毕业生及省外毕业生，（省外毕业生档案原则上派回生源所在地）。由毕业生档案室按毕业生就业《报到证》上签发的地址传递（档案传递的机要费用由学生自理）。 （4）凡办理人事代理及档案托管的毕业生，档案按合同地址传递。 （5）所有毕业生的档案去向及传递地址均可在我校毕业生就业信息上查询（输入个人身份证号码即可查询）。 （6）学生工作处负责毕业生档案工作的协调、检查、监督和指导。